BIENVENUE DANS LA FAMILLE DES SUPER BÉNÉVOLES !
Au-delà de l’aspect sportif, ce qui caractérise le Vélo Vert Festival est sans aucun doute la convivialité, le partage, l’entraide et l’esprit fun. C’est grâce à cette force, ce dévouement mais aussi la bonne humeur de chaque bénévole que le Vélo Vert Festival est devenu l’évènement qu’il est aujourd’hui.
BE COOL / BE-CYCLETTE / BE-NEVOLE
Deviens un membre de l’organisation du Vélo Vert Festival en rejoignant la grande famille des Super Bénévoles.
UNE AVENTURE HUMAINE INOUBLIABLE !
LES DIFFÉRENTS POSTES BÉNÉVOLES
Sur les épreuves, vous évoluez au contact des participants, leur indiquez le chemin à suivre et veillez à leur sécurité. Les participants sont reconnaissants de votre présence et aiment entendre vos encouragements.
Équipé d’une voiture de l’organisation et d’un porte vélo, vous assistez les festivaliers (casse mécanique, défaillance physique…) sur les différentes épreuves de la programmation et leur apportez un service de navette pour les ramener à l’arrivée.
C’est avant les épreuves que vous vous occupez de préparer au mieux les parcours. Grâce au balisage, les sportifs peuvent évoluer sans se perdre sur les sentiers. Une fois les épreuves terminées, vient le temps du débalisage afin de ne laisser aucune trace de notre présence. En extérieur, les conditions météo peuvent parfois rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.
C’est au guidon d’un VTT/VTTAE que vous vous assurez pendant l’événement de la bonne qualité du balisage des parcours tests et de leur sécurisation. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.
Mettre en place l’équipement de chronométrage, chronométrer les courses et s’assurer du bon fonctionnement.
C’est au guidon de votre moto ou d’un VVT/VTTAE que vous ouvrez ou fermez les épreuves chronométrées et randonnées. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.
Ce poste consiste à mettre en place et animer les ravitaillements. Ils sont prévus sur chacune des épreuves, vous serez donc au contact des participants. Il nécessite parfois de la manutention
Sur le salon au niveau des cabanes point infos, vous serez les premiers contacts des festivaliers et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions (et si vous connaissez la Vallée du Giffre comme votre poche, c’est encore mieux !)
Vous avez un contact privilégié avec les festivaliers sur une des différentes étapes de notre parcours d’inscriptions. La connaissance des outils informatiques (I-Pad, ordinateur) est recommandée. Bonne humeur et sourire de rigueur.
Sur les différentes zones de stationnement, vous serez en charge de la bonne circulation des voitures. Bonne humeur, sourire et réactivité pour ce poste.
En amont, vous serez en charge de l’implantation, du traçage et de la signalisation du salon. Pendant, vous serez les contacts privilégiés des exposants.
Sur le salon, au niveau des différentes entrées, vous serez les premiers contacts des festivaliers et devrez assurer la sécurité des passages en effectuant une vérification visuelle des sacs. Bonne humeur, sourire et rigueur pour ce poste.
Sur le salon et les différents lieux du festival, vous assurez la propreté de l’évènement.
Au niveau des consignes à vélos, vous surveillez et assurez leur sécurité.
Gestion, transport, attribution et restitution des stocks de matériel pour chaque équipes de bénévoles
La team PLV s’occupe du montage, démontage de structures, banderoles et podiums avant et après l’évènement.
NOTRE MOYEN DE VOUS REMERCIER POUR VOTRE ENGAGEMENT
Pour vous remercier de votre implication, l’organisation du Vélo Vert Festival à Samoëns vous offre un Pack bénévole à la hauteur de votre investissement :
- 35€ d’inscription Vélo Vert Festival offerts
- T-shirt Organisation
- Un tote bag
- Le Vélo Vert Magazine avec le récap de l’évènement ainsi qu’un abonnement numérique au magazine
- De nombreuses autres surprises sont prévues pour vous… Suivez-nous sur Facebook et Instagram pour être au courant des dernières nouveautés.
En fonction de vos plages horaires, les repas vous sont offerts ainsi que les hébergements pour les bénévoles extérieurs dans la limite des places disponibles.
Le Référent bénévoles a pour rôle de gérer un groupe de 5 à 10 bénévoles.
Ses missions sont importantes car elles garantissent le bon déroulement du Festival ainsi que la sécurité des bénévoles et des participants.
AVANT LE FESTIVAL
- Prendre contact avec son groupe de bénévoles 3 semaines avant l’événement pour s’assurer de leurs disponibilités et créer un premier lien.
- Assister au briefing d’ouverture du festival pour :
- Rencontrer les bénévoles,
- Prendre connaissance de la position des secours ou des aides éventuelles sur le site,
- Convenir de l’organisation et du lieu de rendez-vous avec vos différents bénévoles,
- Récupérer vos t-shirts et badges « Organisation » !
PENDANT LE FESTIVAL
- Former les bénévoles.
- Vérifier qu’ils disposent du matériel nécessaire.
- Vérifier leur disponibilité, la veille pour le lendemain ainsi qu’en cours de journée (en cas d’absence ou de non réponse, contacter le pôle coordination bénévoles).
- Récupérer le matériel nécessaire pour votre activité et vérifier son état de fonctionnement avant remise aux bénévoles.
- Rester en contact avec vos bénévoles afin de vérifier leur présence à leur poste, de gérer les incidents et de vérifier leur départ de leur poste à la fin de leurs horaires.
- Ramener le matériel en fin de journée.
- Signaler tout incident à la coordination des bénévoles.
LES ENGAGEMENTS DE L’EQUIPE DE COORDINATION
- Remise de la fiche de poste.
- Formation au poste.
- Fourniture de matériel en état de fonctionnement et d’usage.
- Rappel des consignes de sécurité générales et spécifiques au poste.
- Prise en compte des signalements d’incidents.
LES DATES ET DIFFÉRENTS ÉVÉNEMENTS À RETENIR
Pour préparer au mieux le Vélo Vert Festival, plusieurs rendez-vous bénévoles sont organisés.
Si vous ne pouvez assister à ces différents rendez-vous, un compte-rendu vous sera communiqué afin que chacun dispose des informations dont il a besoin.
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Mars/avril 2025 :
Réunion de présentation bénévoles :
18h30 : Réunion d’informations à destination des bénévoles avec l’équipe organisatrice et les élus de Samoëns.
20h00 : Moment convivial autour d’un apéro
- Présentation de l’événement,
- Présentation des différentes missions bénévoles,
- Moment d’échanges pour répondre à toutes les questions.
Nous proposerons également des activités ensemble le samedi afin d’apprendre à se connaître et partager du bon temps.
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Mercredi 04 juin 2025 :
Réunion d’informations bénévoles (Espace le Bois aux Dames) :
18h30 pour les Responsables et Référents bénévoles.
19h30 pour les bénévoles.
- Brève présentation de l’événement,
- Présentation des Responsables et Référents bénévoles,
- Informations précises liées aux missions de chacun,
- Moment d’échanges entre les Responsables, les Référents bénévoles et leurs équipes.
Le tout suivi d’un temps d’échange, de questions réponses autour d’un apéritif gourmand, dans la bonne ambiance qui règne au Vélo Vert Festival.
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Dimanche 08 juin 2025 :
Fermeture du salon + Soirée des bénévoles.
16h30 : On se donne tous rendez-vous le dimanche pour fermer les portes de ce grand salon, tous ensemble et dans la bonne humeur !
20h00 : On vous invite ensuite à une grande soirée bénévoles pour partager un repas tous ensemble et fêter comme il se doit la fin de ce bel évènement que l’on aura accompli collectivement. Un moment unique pour vous remercier de votre grande aide. La soirée aura lieu à l’hébergement Bénévole, Le Bérouze
1 – Qu’est ce qu’un Super Bénévole ?
C’est un bénévole qui participe à l’organisation du Vélo Vert Festival. Il se verra confier diverses missions en fonction de ses préférences. Il est également enthousiaste, motivé et n’hésite pas à donner de sa voix pour soutenir les festivaliers participant aux différentes courses/randos.
Devenir un Super Bénévole du VVFestival, c’est l’occasion d’être totalement inclus à l’organisation de l’événement et de le découvrir ainsi sous un autre oeil. Le tout dans une ambiance conviviale.
2 – Quels sont les avantages d’un Super Bénévole ?
Une réduction de 35€ , soit au minimum la gratuité du pass festivalier vous permettant ainsi de profiter gratuitement des tests vélo ou alors d’une course/rando de votre choix.
Un équipement complet Organisation composé d’un T-shirt, un tote bag et d’autres surprises.
Un espace dédié aux bénévoles, un panier repas et une grande soirée spéciale bénévoles le dimanche soir pour fêter comme il se doit la fin du Vélo Vert Festival.
Et plein d’autres choses à découvrir sur place ! 
3 – Comment s’inscrire en tant que bénévole sur le Vélo Vert Festival ?
Il suffit de compléter le formulaire « inscription bénévole ».
4 – Quels sont les différents postes que les Super Bénévoles peuvent prendre en charge sur le Vélo Vert Festival ?
Ravitaillement, signaleur, balisage / débaliage… Retrouvez l’intégralité des missions du festival ici.
Faites votre choix et nous tâcherons de respecter au mieux ce dernier selon les besoins de l’événement. Peu importe votre sexe, que vous soyez pratiquant de vélo ou non, que vous soyez disponible 1, 2, 3 ou 6 jours… nous accueillons tous les volontaires âgés de plus de 16 ans dans la grande et belle équipe du Vélo Vert Festival pour nous accompagner dans l’organisation de cette grande fête du VTT.
5 – Quand les Super Bénévoles reçoivent-ils leur convocation ?
Par mail, environ trois semaines avant l’événement. Dans cette convocation, vous trouverez :
- Votre planning bénévole.
- Le/les poste(s) qui vous a(ont) été attribué(s).
- Le Guide du Super Bénévole, également disponible ici.
- Des informations pratiques (paniers repas, plan d’accès, lieux de rendez-vous, etc.).
6 – Comment les informations bénévoles sont-elles transmises ?
> Chaque mois, une Newsletter spéciale bénévole est envoyée à l’ensemble des bénévoles avec les informations importantes.
> Par mail et échange téléphonique personnalisé avec l’un des coordinateurs bénévoles.
> Pour plus d’infos en direct et pour vous permettre d’échanger avec les autres bénévoles, une page Facebook a été entièrement consacrée aux bénévoles du Vélo Vert Festival. Un moyen très utile pour échanger plus facilement avec votre équipe de coordination bénévoles.
Facebook : @Bénévoles Vélo Vert Festival
Instagram : @Super_benevoles
7 – Quelles sont les différentes réunions/rassemblements bénévoles ?
1ère réunion d’informations bénévoles mi-avril.
Week-end bénévoles suite à la 1ère réunion bénévole avec une activité à faire tous ensemble. Un événement à ne pas louper !
2ème réunion d’informations bénévoles le mercredi avant le début du Vélo Vert Festival.
Grande marche des bénévoles pour fermer ensemble le salon du Vélo Vert Festival le dimanche, suivie d’une grande soirée bénévoles ! Un moment privilégié pour vous remercier et fêter tous ensemble et comme il se doit la fin de ce bel évènement.
8 – Quel est l’horaire de rendez-vous des Super Bénévoles lors de l’événement (avant, pendant, après) ?
Tout dépend des missions attribuées. N’hésitez pas à demander aux coordinateurs bénévoles plus d’infos à ce propos.
9 – Où et comment les Super Bénévoles récupèrent-ils leur équipement bénévole ?
Les équipements bénévoles (t-shirt, sac et surprises) sont à récupérer lors de la réunion d’informations bénévoles le mercredi avant le début de l’événement.
Pour les bénévoles qui ne peuvent assister à cette réunion, leur équipement reste disponible à l’Espace Bénévoles tout au long de l’événement.
10 – Les Super Bénévoles doivent-ils prévoir de quoi se restaurer pendant la journée ?
Le matin, vous pourrez profiter d’un café et de quelques gourmandises à l’Espace Bénévoles, puis vous recevrez pendant la journée un panier repas* complet pour reprendre des forces durant l’événement.
N’oubliez pas l’apéro et le grand dîner bénévoles organisé le dimanche soir à la suite de la fermeture du salon. C’est l’occasion de se retrouver pour fêter ensemble la fin du Vélo Vert Festival et de vous remercier comme il se doit de votre grande aide.
*Ce panier repas est attribué aux bénévoles étant en mission sur l’heure des repas ou effectuant une mission bénévole le matin puis l’après-midi. Il en est de même pour les repas et missions liées à la soirée.
11 – Quelles sont les choses à ne pas oublier le jour de l’événement ?
Votre tenue complète Super Bénévole et votre badge.
Le document « Parking Organisation » si vous venez véhiculé lors du Festival.
Gourde, crème solaire, vêtements de pluie etc. en fonction de la météo.
12 – À quelle heure les Super Bénévoles finissent-ils la journée ?
Selon les différentes missions qui vous seront attribuées, l’horaire de fin de poste varie. Celle-ci peut se terminer aux alentours de 12h si vous n’êtes bénévole que le matin, aux alentours de 18h ou alors dans la soirée pour les bénévoles en mission sur les courses/randos nocturnes.
13 – Les Super Bénévoles bénéficient-ils d’un parking réservé ?
Oui Il suffit simplement de positionner sur l’avant de votre voiture le pass « Parking Organisation » pour qu’il soit visible.
On attend plus que vous !
Contact :
GUIDE DU SUPER BÉNÉVOLE
RETROUVEZ DANS CE GUIDE TOUTES LES INFORMATIONS BÉNÉVOLES IMPORTANTES
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Super Bénévole - Signaleur - Vélo Vert Festival à Samoëns
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Super Bénévole - Bénévoles Talkies - Vélo Vert Festival à Samoëns
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Coraline Fauges
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